Perguntas frequentes

GESTÃO DE DOCUMENTOS

1)    Qual a função da Superintendência de Arquivo Público do Estado de Mato Grosso?

A Superintendência de Arquivo Público é o órgão central do Sistema de Gestão de Documentos do Estado de Mato Grosso. Sua missão é: promover a gestão e o recolhimento dos documentos permanentes, de valor histórico, produzidos pelo poder Executivo Estadual, preservar e facilitar o acesso aos documentos sob sua guarda e elaborar, acompanhar e implementar a política estadual de arquivos e protocolos.

 

2)    A Superintendência de Arquivo Público continua recolhendo a documentação histórica do Estado?

Não recolhe mais. A Superintendência de Arquivo Público guarda a documentação histórica do Estado até o ano de 1973. Conforme o estabelecido pelo Decreto Estadual n. 1654, de 29 de agosto de 1997.

Art. 9º Fica criado em cada órgão da Administração Estadual Direta e Indireta, um arquivo setorial, destinado a recuperar e preservar a memória histórica da instituição.

 

3)    Qual a estrutura da Superintendência de Arquivo Público?

A Superintendência de Arquivo Público faz parte da estrutura organizacional da Secretaria de Estado de Gestão (SEGES):

Superintendência de Arquivo Público

          Gerência de Atendimento

          Gerência de Documentos Escritos

     Coordenadoria de Gestão de Documentos

           Gerência de Gestão de Protocolo

           Gerência de Gestão Arquivística

 

4)    Qual a função da Coordenadoria de Gestão de Documentos?

A Coordenadoria de Gestão de Documentos tem como missão formular, promover, acompanhar e implementar a política estadual de gestão de documentos no âmbito do poder executivo estadual.

Suas competências são:

•         Gerir o Sistema de Gestão de Documentos do Estado de Mato Grosso - Protocolo e Arquivo;

•          Implantar a Política de Gestão de Documentos e promover sua disseminação junto aos órgãos;

•          Implantar, coordenar, monitorar e avaliar o sistema informatizado e promover sua disseminação junto aos órgãos;

•          Elaborar o manual de procedimentos.

 

5)    Qual a função da Gerência de Gestão de Protocolo?

Gerir o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes ao recebimento, registro, tramitação e controle de documentos e processos nos órgãos e unidades administrativas que compõem o poder executivo estadual.

Suas competências são:

•         Implantar o sistema informatizado de protocolo único nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual;

•          Acompanhar e orientar a aplicação das normas relacionadas à gestão do protocolo;

•          Capacitar os servidores que atuam na área de protocolo;

•          Avaliar os resultados e propor os ajustamentos necessários à melhoria do sistema informatizado;

•          Monitorar indicadores de gestão dos protocolos setoriais.

 

6)    Qual a função da Gerência de Gestão Arquivística?

Gerir o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

Suas competências são:

               •          Orientar e acompanhar a aplicação das normas relacionadas à gestão dos arquivos dos órgãos e entidades do Poder Executivo;

               •          Capacitar os servidores em gestão arquivística;

               •          Validar o plano de classificação e a tabela de temporalidade dos documentos;

               •          Adequar sistema informatizado para o controle da guarda e destinação dos documentos;

               •          Manter cadastro atualizado das instituições responsáveis pela guarda de documentos arquivísticos;

               •          Monitorar indicadores de gestão dos arquivos setoriais;

 

7)    Qual a função da Gerência de Protocolo nos órgãos setoriais?

 A Gerência de Protocolo tem como missão gerir as atividades e o sistema informatizado de registro e controle do trâmite de documentos, competindo-lhe:

          I – registrar, autuar, tramitar, distribuir e informar a tramitação de documentos;

          II – realizar o monitoramento da tramitação de documentos pelos setores, assegurando fidelidade dos registros e rápida localização;

          III – gerir o Sistema Informatizado de Protocolo e orientar os usuários para sua correta utilização.

         IV – aplicar e disseminar as normas que regulam os procedimentos das atividades de protocolo, em conformidade com o Manual de Procedimentos Técnicos de Gestão de Documentos do Estado;

         V – Acompanhar, atestar e fiscalizar os contratos de prestação de serviços referentes às atividades de protocolo, como moto frete, correio e tele-atendimento.

 

 

8)    Qual a função da Gerência de Arquivo nos órgãos setoriais?

A Gerência de Arquivo tem como missão gerir o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à avaliação, preservação, organização e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente, competindo-lhe:

I – manter atualizada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

II – orientar o arquivamento dos documentos no arquivo corrente e a transferência para o Arquivo Intermediário ou recolhimento para o Arquivo Permanente;

III – arquivar os documentos no Arquivo Intermediário e Permanente;

IV – proceder a eliminação dos documentos que já cumpriram o prazo de guarda, em conformidade com a legislação vigente (Resolução n. 40/2014 do Conarq);

V – orientar a aplicação dos instrumentos de gestão documental, como o Código de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade de Documentos e formulários padrões, em conformidade com o Manual de Procedimentos Técnicos de Gestão de Documentos do Estado;

VI – atualizar o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos, juntamente com o Órgão Central, sempre que necessário;

VII – disseminar normas que regulam sobre o trato da massa documental da organização, seja por meio físico ou eletrônico, garantindo a conformidade no uso e o sigilo requerido.

 

9)    E quando não houver uma gerência específica para o arquivo e protocolo?

Nesses casos, uma outra seção na estrutura organizacional do órgão recebeu a missão de gestão de documentos, o que pode ser verificado no Regimento Interno do referido órgão. Como exemplo:

A Coordenadoria de Administração Sistêmica tem como missão prover recursos e informações para a execução e desenvolvimento das atividades finalísticas da Secretaria de Estado de Comunicação Social, observando os requisitos de qualidade, eficiência e tempestividade dos serviços de apoio, competindo-lhe:

I – orientar e executar os processos de trabalho referentes ao Sistema de Gestão de Documentos - Protocolo e Arquivo, em conformidade com o Manual de Procedimentos Técnicos de Gestão de  Documentos do Estado.

 

10) Qual a legislação sobre gestão documental?

Existem leis e decretos federais, decretos estaduais e resoluções estabelecidas pelo Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) que regulamentam a gestão documental nacional, estadual e municipal. Esta legislação é citada no Manual de Normas e Procedimentos Técnicos de Gestão Documental, e encontra-se na íntegra no site do Conarq http://conarq.gov.br

 

11)  Qual a função do Conarq (Conselho Nacional de Arquivos)?

O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que define a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

 

12) Qual a função do Arquivo Nacional?

Tem por finalidade implementar e acompanhar a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos - Conarq, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do país.

 

13) Quais são os instrumentos técnicos de gestão documental disponíveis no Estado?

Manual de Normas e Procedimentos Técnicos de Gestão de Documentos do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso (disponível em instrumentos técnicosque contêm todos os conceitos e procedimentos referentes à gestão documental, além do índice, código de classificação e tabela de temporalidade de documentos das áreas meio e fim e o Sistema Informatizado de Protocolo Único do Estado de Mato Grosso.

Observação: O Sistema de Protocolo quando "devidamente" alimentado é uma excelente ferramenta de gestão, fornecendo informações precisas sobre o andamento/localização dos documentos/processos. Para isso, é fundamental que os documentos/processos físicos e no sistema tramitem sempre juntos.

 

14)  O que são o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos?

Código de Classificação de Documentos é o instrumento técnico que contêm todos os documentos classificados por assunto e seu respectivo código numérico. Com o código pode-se localizar o documento na tabela de temporalidade e conferir o seu prazo de guarda.

Tabela de Temporalidade é o instrumento técnico de destinação que determina o tempo em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, indicando a época em que devem ser eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente.

Fonte: Paes, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. p. 21-22. 

A equipe de gestão de documentos da Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso juntamente com as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos do Estado elaboraram os Códigos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades meio e fim dos órgãos do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso.

 

15)  O que é a classificação dos documentos por assunto?

A classificação por assunto é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.

Documentos classificados por assunto: Férias, Licenças, Aposentadoria, Aquisição.

 

16)  O que são atividades meio e fim?

Atividades meio: São as atividades comuns a todos os órgãos, relacionadas á administração interna dos órgãos públicos estaduais, como: Organização e Funcionamento; Pessoal; Material; Patrimônio; Orçamento e Finanças; Documentação e Informação; Comunicações. Estes documentos são classificados na

CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL

CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS

Atividades fim: São as atividades específicas de cada órgão. Estes documentos são classificados nas Classes 100 a 800, estas classes não são comuns.

CLASSE 100 – ESTRATÉGIAS DE GOVERNO, TECNOLOGIA E AUDITORIA

CLASSE 200 – POLÍTICAS RURAIS E DE DEFESA DO MEIO AMBIENTE

CLASSE 300 – DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO, SOCIAL E OBRAS PÚBLICAS

CLASSE 400 – CULTURA, LAZER, ESPORTE E TURISMO

CLASSE 500 – EDUCAÇÃO, ENSINO E PESQUISA

CLASSE 600 – ADMINISTRAÇÃO FAZENDÁRIA

CLASSE 700 – SAÚDE, CIDADANIA E ASSISTÊNCIA SOCIAL

CLASSE 800 – SEGURANÇA PÚBLICA, JUSTIÇA E DIREITOS HUMANOS

 

17) Para ter acesso ao Sistema de Protocolo o que é necessário fazer?

Para ter acesso ao Sistema de Protocolo como usuário (perfil de nível 4) o servidor precisa estar em pleno exercício da função e preencher o formulário para cadastro de acesso ao Sistema de Protocolo/Termo de Responsa­bilidade de Acesso ao Sistema de Protocolo (disponível em instrumentos técnicos). Devendo ser assinado pelo servidor que será cadastrado e pela chefia imediata. Após, a documentação deve ser encaminhada ao Administrador de Sistema do Órgão/Entidade para efetivar o cadastramento.

Obs.: Para cadastramento de Administrador de Sistema do Órgão/Entidade a documentação preenchida e assinada deverá ser enviada ao Órgão Central do Sistema Estadual de Gestão de Documentos – Superintendência de Arquivo Público do Estado Estados/SEGES, através de documento oficial da Instituição requerente.

 

18) Se o Sistema de Protocolo ficar fora do ar, o que devo fazer?

A Unidade de Protocolo deverá entrar em contato com o setor de Tecnologia da Informação - TI do Órgão/Entidade para verificação e solução do problema. Caso o problema seja no CEPROMAT, a TI do Órgão/Entidade deverá entrar em contato com o CEPROMAT para averiguação e solução da ocorrência.

 

19) Como faço para registrar um documento oficial nos Órgãos e Entidades que compõe a Administração Pública Estadual?

O Registro é a inserção sistemática e padronizada dos dados de documentos produzidos, recebidos ou acu­mulados pelo órgão/entidade em sistema informatizado de gestão de documentos, com o objetivo de indicar sua existência oficial, controlar o seu trâmite e a sua localização, desde a sua produção ou recebimento até a sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. Todos os documentos públicos, independente do suporte e do seu grau de sigilo, deverão ser registrados, na sua produção ou em seu recebimento, para garantir a eficiência da gestão docu­mental e os benefícios dela decorrentes. O registro deverá ser realizado por servidor da Unidade Produtora, que tenha previamente recebido a atribuição de registrar documentos na sua esfera de atuação, ou ser servidor com atribuições de Protocolo. Para tanto, deverão ser preenchidos os campos para “cadastramento” de documentos/processos no Sistema de Protocolo do Poder Executivo Estadual.

 

20) O que é autuação do documento?

Autuação ou Formalização é a sequência de operações técnicas que tem por finalidade dar forma processual ao conjunto de documentos acumulados no decorrer de uma ação administrativa, vi­sando encaminhamento, manifestação e decisão.

20.1) Qual o setor responsável por autuar documento em processo?

A autuação ou formalização de documentos em processo será executada diretamente pela Unidade Protocolizadora interes­sada, devendo ser registrada no Sistema de Protocolo.

20.2) Quando o documento é autuado, como devo fazer a numeração inicial das folhas/peças?

As folhas ou peças do processo deverão ser numeradas e rubricadas no canto superior direito, utilizando-se, para esse fim, carimbo próprio da Unidade Protocolizadora. A primeira folha do processo será a capa padrão (folha um), a qual não será numerada, nem rece­berá carimbo ou marcação de instrução processual. A primeira folha numerada e com a referida marcação/carimbo será sempre a (folha dois) que é o documento originador.

20.3) Quem faz a numeração das folhas/peças dos documentos juntados nas Unidades pelas quais o processo tramita?

Os documentos incluídos (juntados) no processo deverão ser numerados e rubricados pela Unidade responsável pela inclusão (juntada).

 

21) Até quantas folhas/peças posso colocar em cada volume de um processo?

Os autos não deverão exceder a 250 folhas em cada volume, e a fixação dos grampos observará a distância, na margem esquerda, de cerca de 2 cm. Quando a peça processual contiver número de folhas excedente ao limite fixado neste documento, com ela se formarão outros volumes.

Observação:

Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um documento que exceda as 250 folhas, este deverá iniciar um novo volume.

Exemplo: No caso de processo contendo 230 folhas ao qual será incluído um documento contendo 25, encerrar o volume com 230 e abrir novo volume com o documento de 25 folhas.

21.1) Qual o procedimento correto para encerramento e abertura de volume?

O encerramento e a abertura de novos volumes serão executados pelas Unidades Protocolizadoras, mediante determinação de seu dirigente, em despacho. A Unidade Protocolizadora deverá provi­denciar o preenchimento de nova capa e a lavratura dos Termos de Encerramento e Abertura de Volumes em conformidade com os modelos específicos que constam no Manual e na parte de formulários do Protocolo deste site. No volume anterior, após a última folha do processo, incluir-se-á o Termo de Encerramento de Volume (disponível em instrumentos técnicos), devidamente numerado.

No novo volume, logo após a capa, incluir-se-á o Termo de Abertura de Volume (disponível em instrumentos técnicos), devidamente numerado, obedecendo-se à sequência do volume anterior.

Cada um dos volumes criados adicionalmente será capeado, devendo a capa conter os mesmos dados de identificação da capa do volume inicial, diferenciando-se apenas pela identificação do número do volume a que se refere.

A partir do encerramento de um volume e da abertura de outro, nenhum documento ou folha poderá ser juntado ao volume encerrado, bem como nenhum outro despacho poderá ser nele registrado, nem mesmo os referentes às saídas de arquivo para consulta.

Todas as juntadas de documentos ou folhas, ou qualquer despacho, serão obrigatoriamente lavra­dos na última folha do último volume, ainda que se refira a atos e fatos registrados nos volumes anteriores, cujo número e folha deverão então ser citados.

O trâmite do processo para decisões e providências será dado sempre com o conjunto de todos os seus volumes e, nos despachos efetuados, será sempre assumido que o seu emitente está com pleno conhecimento do conteúdo dos volumes anteriores.

A tramitação do documento/processo deverá ser objeto de rigoroso controle por parte de todas as Unidades Protocolizadoras/Setores, que deverão manter o Sistema devidamente atualizado, responsabilizando-se pelo eventual extravio do documento.

Observação: Recomenda-se o uso de cinta elástica para manter os volumes unidos.

 

22)    Quando devo colocar o processo em espera no Sistema de Protocolo?

Enquanto o processo aguarda informa­ções e/ou documento e/ou decisões fora de seu âmbito de atuação, por exemplo: um documento do interessado que deva ser juntado ao processo, um parecer de outra instância ou entidade. O prazo legal para se manter o processo em espera é de cinco dias, podendo ser prorrogado por mais cinco. Caso a informação dependa de outras instâncias ou terceiros, o prazo pode ser ampliado, desde que haja a devida justificativa.

 

23)  O que é Juntada de Processo?

É a incorporação definitiva de um processo a outro, extinguindo-se aquele que for incorporado, com o intuito de agilizar e racionalizar a tomada de decisão e providências em relação aos assuntos respectivos em andamento. Na incorporação de um processo a outro, deverá prevalecer o número cuja unidade responsável pela ação considerar o mais importante, para a situação existente. Não havendo critérios para avaliação, prevalecerá aquele cuja data de abertura for anterior.

23.1)  Quais os procedimentos para Juntada de Processo?

A juntada de processos somente poderá ser efetuada pela Gerência de Protocolo, bem como pela unidade que está de posse dos mesmos, e depois de efetuado a junção fisicamente, deverá ser alimentado o sistema, utilizando-se o ícone “juntada“. Uma vez extinto o processo juntado, suas folhas serão renumeradas como folhas de continuação do processo ao qual foi juntado. Devendo elaborar e anexar o Termo de Juntada de Processo (disponível em instrumentos técnicos).

 

24) Do que se trata a Juntada de Documento avulso a um processo?

É a incorporação/anexação de um documento que passará a compor as peças do processo. Será executado pela unidade em posse do processo no momento, a qual também deve numerar as peças anexadas na sequência natural. Quando se tratar de documento registrado no Sistema de Protocolo, deverá ser feita a Juntada de documento também no Sistema para que fique registrada a ação. Nesse caso não há necessidade de elaborar Termo de Juntada.

 

25)  O que é Apensamento de Processo?

É a união temporária de um processo a outro em andamento, por constituir-lhe matéria útil na condução do assunto objeto. O apensamento se dará se não houver prejuízo no andamento do processo a ser apensado. Solucionada a questão que justificou a união, o apensamento deverá ser desfeito, ou seja, o processo deverá ser desapensado. As ações de Apensar e Desapensar sempre que realizadas deverão ser registradas no Sistema de Protocolo e os Termos de Apensamento e Desapensamento (disponíveis em instrumentos técnicos) lavrados e anexados nos autos do processo.

 

26)  Quando o processo for concluído/encerrado, o que devo fazer?

Caberá à unidade que realizar o último ato efetuar o encerramento do processo, preenchendo e anexando o Termo de Encerramento de Processo (disponível em instrumentos técnicos). Além disso, deve ser feito também o arquivamento do Processo no Sistema de Protocolo, através da ferramenta “arquivamento”. Enquanto o documento estiver cumprindo o prazo de guarda do Arquivo Corrente deverá ficar arquivado no setor, após cumprir esse prazo deverá ser desarquivado no Sistema e tramitado juntamente com o físico para a Unidade Arquivo Central, onde deverá ser recebido e arquivado novamente.

26.1)    Depois de encerrar o processo/documento e arquivar no Sistema de Protocolo, o que faço com o processo físico?

Caberá à unidade responsável pelo documento/processo, arquivar o documento fisicamente até cumprir o prazo no Arquivo Corrente, definido em Tabela de Temporalidade de Documentos do Poder Executivo Estadual.  Para isso, deverá:

1) Identificar e classificar o conteúdo informativo do documento em conformidade com o Código de Classificação de Documentos do Poder Executivo Estadual;

2) ordenar os documentos levando em consideração os elementos principais para localização da informação (por tema, ordem cronológica, alfabética, geográfica, ordem numérica, etc.);

3) preencher a etiqueta (disponível em instrumentos técnicos) e etiquetar  a caixa/pasta e armazená-la  em estantes ou armários apropriados;

4) Somente após cumprir o prazo de guarda no arquivo corrente (setor responsável) é que os documentos deverão ser transferidos para o Arquivo Central (Arquivo Intermediário e Permanente).

 

27)  Quais as especificações dos equipamentos e materiais para as Unidades de Protocolo?

Leitora Ótica - existe no mercado diversas leitoras que podem atender o protocolo, mas é necessário que ela aceite a seguinte configuração (EAN13 com TAB FINAL).

Impressora - Há três marcas de Impressora sendo usada no Estado, (Argox, Megatropic, Zebra). A Gerência de Gestão de Protocolo recomenda que seja utilizada a Impressora Térmica ZEBRA TLP 2844.

Etiqueta para Pré-cadastro: ETIQUETA PAPEL COUCHÊ PARA PROTOCOLO, NAS DIMENSÕES MÍNIMAS 75 X 12,5mm.

Etiqueta Padrão: ETIQUETA PAPEL COUCHÊ PARA PROTOCOLO, NAS DIMENSÕES MÍNIMAS 105 X 66mm, ROLO COM 43 METROS COM APROXIMADAMENTE 630 ETIQUETAS. ROLO.

 

28)  Como faço para eliminar os documentos públicos?

Como se tratam de documentos públicos devem ser seguidos os procedimentos da Resolução nº 40 do CONARQ, (Conselho Nacional de Arquivos) a qual estabelece os seguintes procedimentos:

1)   Selecionar os conjuntos documentais que já cumpriram os prazos de guarda e cuja destinação seja “eliminação”, estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos do Poder Executivo Estadual.

2)    Preencher a Listagem de Eliminação de Documentos (disponível em instrumentos técnicos) e submeter a aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Órgão ou Entidade. É importante que seja feito o registro da reunião em Ata (disponível em instrumentos técnicos).

3)    Solicitar ao Órgão Central – Arquivo Público de Mato Grosso – a autorização para eliminação dos documentos (listagem de eliminação de documentos, ata da reunião da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e a minuta do edital).

4)    Após a autorização do Órgão Central, publicar em Diário Oficial o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (disponível em instrumentos técnicos).

5)    Aguardar o prazo estabelecido no Edital, caso não haja manifestação, elaborar o Termo de Eliminação de Documentos (disponível em instrumentos técnicos) e fragmentar os documentos a serem eliminados sob a supervisão de um servidor.

6)    Encaminhar ao Órgão Central cópia digital do Processo de Eliminação finalizado já inclusos a publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, o termo de eliminação e termo de encerramento (disponível em instrumentos técnicos).

 

29) Quando a documentação não pode ser eliminada?

Caso a documentação não possa ser eliminada, pois possui um valor secundário, ou seja, possui um valor probatório, histórico ou científico (guarda permanente) ou ainda não tenha cumprido o prazo de guarda, deve ser mantida pelo órgão, o qual deve possuir um arquivo setorial conforme o estabelecido pelo Decreto Estadual n. 1654, de 29 de agosto de 1997.

Art. 9º Fica criado em cada órgão da Administração Estadual Direta e Indireta, um arquivo setorial, destinado a recuperar e preservar a memória histórica da instituição.

 

30) Posso eliminar um documento cujo assunto não conste na Tabela de Temporalidade de Documentos?

Não. Caso o documento não conste na tabela deve ser preenchido o formulário de proposta para atualização do plano/código de classificação de documentos  e proposta para atualização da tabela de temporalidade de documentos (disponíveis em instrumentos técnicos), pela comissão permanente de avaliação de documentos para que o(s) documento(s) seja(m) incluído(s) após a análise e aprovação da Superintendência de Arquivo Público.

 

31) Todos os órgãos da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo de Mato Grosso necessitam ter uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos?

Sim, conforme estabelecido no Decreto Estadual nº 5.567 de 26 de novembro de 2002:

Art. 3° Em todos os órgãos e entidades deverá ser constituída uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos obedecido o disposto no Manual de Gestão de Documentos.

Após a definição dos membros que irão compor a comissão, esta deverá ser publicada através de portaria no Diário Oficial.

 

32) Qual o papel da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD?

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será responsável por aprovar a Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim, autorizar a eliminação de documentos e acompanhar a política de gestão de documentos no seu respectivo órgão.

 

33) Quem deve participar da CPAD?

A Comissão Permanente de Avaliação deve ser constituída por:

- Presidente;

Membros:

– responsável pela guarda da documentação;

– arquivista ou historiador (preferencialmente do próprio órgão);

– profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos;

- Profissionais ligados às várias áreas do conhecimento e representantes dos diversos setores conhecedores da documentação (economista, engenheiro, contador, etc.)

– outros profissionais que possam colaborar com as atividades da COMISSÃO.

* O modelo da portaria para instituição/atualização da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos está disponível em  instrumentos técnicos.

 

34) O que ocorre se destruir, inutilizar ou extraviar documentos públicos?

Segundo art. 25 da Lei Federal 8.159/1991- “Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.”

 

35)  Quais serviços podem ser terceirizados com relação a Gestão de Documentos?

A Resolução nº 6, de 15 de maio de 1997 do Conselho Nacional de Arquivos, órgão Central do Sistema Nacional de Arquivos – criado pela Lei Federal nº 8.159/1991, estabelece diretrizes à terceirização de serviços arquivísticos públicos, conforme os artigos abaixo.

"Art. 1º As atividades de avaliação serão reservadas para execução direta pelos órgãos e entidades do Poder Público, por ser atividade essencial da gestão de documentos, de responsabilidade de Comissões Permanentes de Avaliação, conforme determina o disposto no art. 2º  do Decreto nº 2.182, de 20 de março de 1997, sendo vedada a eliminação de documentos sem prévia autorização da instituição arquivística pública de seu âmbito de atuação, conforme determina o disposto no art. 9º, da Lei nº 8.159/91.

Art. 2º A guarda dos documentos públicos é exclusiva dos órgãos e entidades do Poder Público, visando garantir o acesso e a democratização da informação, sem ônus, para a administração e para o cidadão.

Art. 3º Poderão ser contratados serviços para a execução de atividades técnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados por agentes públicos pertencentes aos órgãos e entidades produtores e acumuladores dos documentos."

Exemplo de atividades técnicas auxiliares: Higienização, digitalização.

 

36) Posso digitalizar o acervo documental?

 Inicialmente é importante ressaltar que pressupõe-se que o tratamento arquivístico dos documentos e a avaliação e seleção dos conjuntos documentais a serem digitalizados, já tenham sido desenvolvidos, e que o acervo arquivístico selecionado tenha sido previamente higienizado, identificado e organizado (arranjo, descrição e indexação). 

A adoção de um processo de digitalização implica no conhecimento não só dos princípios da arquivologia, mas também no cumprimento das atividades inerentes ao processo, quais sejam a captura digital, o armazenamento e a disseminação dos representantes digitais. Isto quer dizer que os gestores das instituições arquivísticas e os demais profissionais envolvidos deverão levar em consideração os custos de implantação do projeto de digitalização, compreendendo que um processo como este exige necessariamente um planejamento com previsão orçamentária e financeira capazes de garantir a aquisição, atualização e manutenção de versões de software e hardware, a adoção de formatos de arquivo digitais e de requisitos técnicos mínimos que garantam a preservação e a acessibilidade a curto, médio e longo prazos dos representantes digitais gerados.

  • Responsabilidades mínimas do Órgão/entidade contratante de serviços de digitalização:

Apresentar previamente o acervo identificado;

Apresentar o acervo documental higienizado, planificado, reparado e acondicionado;

Estabelecer previamente os formatos digitais a serem gerados e entregues;

Avaliar a qualidade da organização a ser contratada e dos serviços e produtos que oferece por meio de atestados de capacidade, qualidade e de comprovação de serviços prestados anteriormente em atividade congênere e outros tipos de avaliações técnicas;

Supervisionar o serviço contratado durante o período de execução;

Evitar a movimentação do acervo original para o local de captura digital, sempre que possível;

Avaliar o serviço e produtos contratados no momento de entrega.

 

37) Precisamos de espaço no arquivo, após a digitalização posso eliminar o documento original?

De acordo com as orientações do Conarq e de acordo com a Lei n° 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, o original não deve ser eliminado depois de digitalizado, mas somente após ter cumprido seu prazo de guarda e caso sua destinação final seja a eliminação.

* Para maiores esclarecimentos ler: Recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes no site do Conarq -  Resolução n.° 31.

 

38) Os documentos microfilmados podem ser eliminados?

De acordo com decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1.996 (regulamenta a Lei n° 5.433, de 08 de maio de 1.968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências) os originais somente poderão ser eliminados após cumprirem seus prazos de guarda e caso sua destinação final seja a eliminação.

 

39) Como posso conservar um documento?

A conservação de documentos tem como finalidade preservar as informações, assegurar a integridade física dos suportes, estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados e garantir a qualidade do acesso às informações. Algumas dicas são:

· Evitar o uso de presilhas e clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar materiais de plástico;

· Utilizar, de preferência grampos galvanizados;

· Evitar o uso de fita adesiva para o remendo de documentos. Para isso, utilizar a fita mágica;

· Não dobrar os documentos para fazer despacho. Para isso utilizar a folha de despacho (modelo no Manual Técnico de Normas e Procedimentos);

· Não utilizar barbante para amarrar os processos. Para isso, utilizar cinta elástica ou de papel;

· Evitar fazer anotações, mesmo a lápis, nas margens das folhas;

· Abolir o uso da saliva para virar as folhas dos livros e documentos, a fim de proteger o documento e também a saúde do servidor;

· Implantar procedimentos de limpeza periódica nos arquivos;

· No manuseio dos documentos originais na fase permanente devem-se usar luvas.  Recomenda-se também o uso de aventais, máscaras e toucas, como medidas de proteção à saúde dos técnicos e usuários.

* Para mais informações consulte o site do Arquivo Nacional - Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos

e assista aos vídeos:

Controle Integrado de Insetos em Bibliotecas e Arquivos

Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos

 

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