Regimento Interno da SAP

Decreto Nº 1.826, de 18 de fevereiro de 2009, publicado no Diário Oficial da mesma data, que aprovou o REGIMENTO INTERNO DA SECRETÁRIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO – SAD.

 

Seção V

Da Superintendência de Arquivo Público

Art. 58. A Superintendência de Arquivo Público tem como missão promover a gestão e o recolhimento dos documentos permanentes, de valor histórico, produzidos pelo Poder Executivo Estadual, preservar e facilitar o acesso aos documentos sob sua guarda e elaborar, acompanhar e implementar a política estadual de arquivos e de protocolos, competindo-lhe:

I – propor a celebração de convênios, acordos, ajustes e outros instrumentos congêneres entre o Governo do Estado e entidades públicas ou privadas, nacional e internacional;

II – manter cadastro atualizado das instituições responsáveis pela guarda de documentos arquivísticos;

III – disponibilizar o uso do acervo às entidades públicas e ao usuário em geral;

IV – planejar e supervisionar as atividades de divulgação da Superintendência de Arquivo Público e do seu acervo;

V – organizar exposições e outros eventos;

VI – receber e responder às reclamações e sugestões dos usuários referentes ao atendimento e serviços prestados pela Superintendência de Arquivo Público;

VII – elaborar o plano de trabalho anual e plurianual da superintendência de aquisições governamentais;

VIII – exercer a atividade de apoio administrativo, logístico e controle financeiro das taxas de reprodução de documentos da Superintendência de Arquivo Público. 

 

Sub Seção I

Da Gerência de Atendimento

Art. 59. A Gerência de Atendimento tem como missão administrar as atividades de atendimento e orientação ao usuário quanto ao acesso e utilização do acervo arquivístico, competindo-lhe:

I – manter atualizado o cadastro dos usuários;

II – orientar o usuário quanto à realização de consultas e pesquisas no acervo da Superintendência de Arquivo Público;

III – zelar pela preservação dos instrumentos de pesquisa e documentos durante as consultas;

IV – encaminhar a solicitação de reprodução/transcrição de documentos às respectivas Gerências, quando necessário;

V – gerenciar as cópias de consulta de documentos textuais, sob sua guarda;

VI – prestar atendimento ao usuário externo, através de informações encontradas a partir das referências contidas nos Instrumentos de Pesquisa existentes ou com a indicação da data da publicação solicitada;

VII – executar a busca e elaborar a Informação para subsidiar processos encaminhados pela Secretaria de Estado de Administração;

VII – administrar o acervo bibliográfico e hemerográfico especializado e a coleção de obras raras sob sua guarda.

 

Subseção II

Da Gerência de Microfilmagem

Art. 60. A Gerência de Microfilmagem tem como missão planejar, supervisionar e realizar a reprodução de documentos com a finalidade de preservação e disponibilização para pesquisa, competindo-lhe:

I – executar a reprodução digital, fotográfica e micrográfica de documentos de propriedade do Estado e de particulares;

II – guardar e preservar matrizes e microfilmes de segurança;

III – promover os serviços de manutenção preventiva dos equipamentos micrográficos, de informática e de digitalização;

IV – gerenciar e manter informações no site da Superintendência de Arquivo Público;

V – elaborar e disponibilizar Instrumentos de Pesquisa do acervo micrográfico e digital;

V – arranjar e descrever os documentos iconográficos, sob a guarda da Superintendência de Arquivo Público;

VII – elaborar e disponibilizar instrumentos de pesquisa do acervo iconográfico, audiovisual e filmográfico

 

Subseção III

Da Gerência de Documentos Escritos

Art. 61. A Gerência de Documentos Escritos tem como missão a guarda e organização dos acervos arquivísticos do estado, garantindo a preservação e o acesso à documentação, competindo-lhe:

I – identificar, classificar e proceder ao arranjo dos documentos textuais de valor permanente, sob a sua guarda;

II – elaborar Instrumento de Pesquisa dos documentos textuais de valor permanente;

III – viabilizar o acesso aos documentos sob a sua guarda;

IV – gerenciar os depósitos de documentos e preservar o acervo sob a sua guarda;

V – executar atividades relativas à emissão de transcrição de documentos sob a sua guarda;

VI – subsidiar a Gerência de Atendimento com informações quanto aos fundos arquivísticos e transferência interna.

 

Subseção IV

Da Coordenadoria de Gestão de Documentos

Art. 62. A Coordenadoria de Gestão de Documentos tem como missão formular, promover, acompanhar e implementar a política estadual de Gestão de Documentos no âmbito do poder executivo estadual, competindo-lhe:

I – coordenar e monitorar os processos do Sistema de Gestão de Documentos do Estado de Mato Grosso – Protocolo e Arquivo;

II – regulamentar e instituir normas técnicas para a implementação da Política de Gestão de Documentos e promover sua disseminação junto aos órgãos;

III – normatizar o funcionamento e o gerenciamento do sistema informatizado e promover sua disseminação junto aos órgãos;

IV – elaborar o manual de procedimentos.

 

Gerência de Gestão de Protocolo

Art. 63  A Gerência de Gestão de Protocolo tem como missão gerir o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes ao recebimento, registro, tramitação e controle de documentos e processos nos órgãos e unidades administrativas que compõem o poder executivo estadual, competindo-lhe:

I - implantar o sistema informatizado de protocolo único;

II - acompanhar e orientar a aplicação das normas relacionadas à gestão do protocolo;

III - capacitar os servidores que atuam na área de protocolo;

IV - gerenciar o sistema informatizado de protocolo do estado;

V - avaliar os resultados e propor os ajustamentos necessários à melhoria do sistema informatizado;

VI - monitorar indicadores de gestão dos protocolos setoriais.

 

Da Gerência de Gestão Arquivística

Art. 64. A Gerência de Gestão Arquivística tem como missão gerir o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente, competindo-lhe:

I - elaborar as diretrizes e normas para a organização e funcionamento dos arquivos setoriais;

II - definir os métodos para organização e funcionamento dos arquivos setoriais;

III - capacitar os servidores em gestão arquivística;

IV - validar o plano de classificação e a tabela de temporalidade dos documentos;

V - adequar sistema informatizado para o controle da guarda e destinação dos documentos;

VI - monitorar indicadores de gestão dos arquivos setoriais.